BAB I
PENDAHULUAN
I.1 LATAR BELAKANG
Mengelola suatu organisasi dalam suatu lingkungan yang berubah terus, dan sering harus menghadapi persaingan nasional atau internasional yang keras, adalah tugas yang menuntut keterampilan, pertimbangan dan sumber daya yang luar biasa. Bab ini membahas beberapa segi dari tugas tadi dan menggambarkan beberapa cara yang dapat dipakai manajer dalam merencanakan dan menerapkan berbagai perubahan yang mutlak perlu agar organisasi dibawah tanggung jawabnya dapat berfungsi dengan baik.
Istilah ‘Pengembangan Organisasi’ pada bab ini digunakan untuk menggambarkan suatu program perubahan organisasi secara terencana, dengan maksud agar organisasi tadi dapat mencapai tujuan dan sasaran strategis dari pendirian organisasi tadi. Konsep yang dibahas ini hanya berlaku bagi permasalahan mangubah organisasi yang telah ada saja, melainkan juga berlaku untuk pendirian lembaga atau usaha baru. Di banyak negara, pendirian dan pertumbuhan yang cepat dari industri, perniagaan, departemen pemerintah, dan pelayanan publik yang baru menimbulkan masalah keorganisasian yang serius.
Menurut Profesor K. R. Andrews dari Harvard Business School meringkas masalah yang harus dikembangkan dalam bab ini sebagai berikut: ‘Sudah jelas bahwa organisasi mutlak perlu guna pencapaian tujuan strategis. Jika strategis yang dirumuskan secara sadar itu di harapkan menjadi efektif, maka pengembangan organisasi sebaiknya direncanakan, dan jangan dibiarkan berkembang sendiri’. Cangkupan pengembangan organisasi tidak hanya terbatas pada struktur, melainkan faktor tak wujud (intangible) seperti pembagian kerja, departementalisasi, serta bentuk-bentuk struktur organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN ORGANISASI
Organisasi berasal dari kata organ (sebuah kata dalam bahasa Yunani) yang berarti alat. Adanya satu alat produksi saja belum menimbulkan organisasi. Setelah diatur dan dikombinasikan dengan sumber ekonomi lainnya seperti manusia, bahan-bahan dsb, timbullah keharusan untuk mengadakan kerjasama secara efisien, efektif dan dapat hidup sebagaimana mestinya, ini akan membentuk suatu organisasi.
Organisasi sebagai suatu bentuk dan hubungan yang mempunyai sifat dinamis, dalam arti dapat menyesuaikan diri kepada perubahan, pada hakekatnya merupakan suatu bentuk yang dengan sadar diciptakan manusia untuk mencapai tujuan yang sudah diperhitungkan, yakni bukan hanya sebuah kumpulan sumber-sumber ekonomi semata tetapi juga menciptakan suasana kerja yang baik atau usaha mengadakan pembandingan sumber-sumber dan hasil yang terbaik.
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi di definisikan sebagai berikut : ‘Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-rangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan’. Menurut Ralp Currier Davis
Didalam organisasi terdapat 2 macam yakni, organisasi formal dan informal :
2.1.1. Organisasi formal
Merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Struktur formal ini dibuat untuk meliput pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan suatu kerangka bagi perilaku pekerjaan, yang dimana bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri.
2.1.2 Organisasi Informal
Adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Hal ini terjadi karena adanya interaksi manusia sehingga membentuk keakraban. Dan ini biasanya komunikasi yang berjalan dari mulut ke mulut, dimana informasi yang disampaikan kurang dapat dipercaya, berlebihan, dan kurang tepat. Tetapi ini juga dapat membantu dalam sistem komunikasi formal.
2.2 STRUKTUR ORGANISASI
Setiap struktur organisasi akan lebih dulu memusat perhatian pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Manajemen menganalisis jabatan-jabatan yang dilakukan. Kemudian, orang dengan minat dan kualifikasi tertentu ditarik untuk memegang jabatan. Koordinasi tentang kegiatan setiap karyawan merupakan tanggung jawab penting yang lain dari manajemen, karena mereka harus kompak jika ingin perusahaan dapat beroperasi dengan lancar. Dengan demikian struktur organisasi adalah cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokan, dan dikoordinasikan secara formal.
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu : interaksi kemanusiaan, kegiatan yang terarah ke tujuan, dan struktur. Hal ini maksudnya manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Dalam struktur organisasi, terdapat unsur kunci dalam merancang struktur organisasi, yaitu :
2.2.1 Spesialisasi pekerjaan (pembagian kerja)
Berkaitan dengan pembagian atau pemecahan tugas-tugas menjadi pekerjaan yang terpisah. Hakikat spesialisasi pekerjaan adalah sebuah pekerjaan tidak dilakukan oleh satu orang sekaligus akan tetapi satu pekerjaan tersebut dibagi ke dalam sejumlah langkah dan tiap langkah dikerjakan oleh individu yang berlainan.
2.2.2 Departementalisasi
Yaitu pengelompokkan pekerjaan sehingga tugas yang sama dapat dikoordinasikan. Salah satu cara dalam melakukan pengelompokkan pekerjaan ini adalah menurut fungsi yang dijalankan, produk yang dihasilkan, dan geografi serta proses. Proses departementalisasi dapat digunakan untuk memproses pelanggan atau produk. Disamping itu dalam departementalisasi digunakan tipe tertentu dari pelanggan yang ingin dicapai.
2.2.3 Rantai komado
Merupakan garis wewenang yang tidak terputus yang terentang dari puncak organisasi terbawah dan memperjelas siapa melapor kepada siapa. Ada
2.2.4 Rentang Kendali
Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat diatur manajer secara efektif dan efisien.
2.2.5 Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi yaitu tingkat di mana pengambilan keputusan dipusatkan pada titik tunggal dalam organisasi. Jika pada sebuah perusahaan, manajemen puncak mengambil keputusan utama organisasi dengan sedikit atau tanpa masukan dari personil tingkat bawah, organisasi itu tersentralisasikan. Namun sebaliknya, jika pihak bawah memberikan banyak masukan atau diberi leluasa untuk mengambil keputusan, maka bisa dikatakan bahwa organisasi itu terdesentralisasikan.
2.2.6 Formalisasi
Mengacu pada tingkat di mana pekerjaan di dalam organisasi itu dibakukan. Jika pekerjaan sangat diformalkan, pelaksana pekerjaan itu memiliki sedikit keleluasaan mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana seharusnya ia mengerjakannya.
2.3 PEMBAGIAN KERJA
Dalam sub pokok ini sama dengan sub pokok struktur organisasi, yang dimana pembagian kerja masuk dalam unsur kunci dalam merancang struktur organisasi. Yang berkaitan dengan pembagian atau pemecahan tugas-tugas menjadi pekerjaan yang terpisah. Hakikat spesialisasi pekerjaan adalah sebuah pekerjaan tidak dilakukan oleh satu orang sekaligus akan tetapi satu pekerjaan tersebut dibagi ke dalam sejumlah langkah dan tiap langkah dikerjakan oleh individu yang berlainan.
2.4 DEPARTEMENTALISASI
Pembentukkan struktur organisasi dimulai dengan penganalisaan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya. Untuk pengertiannya ini telah dibahas secara detail pada sub pokok struktur organisasi.
2.5 BENTUK-BENTUK STRUKTUR ORGANISASI
Dalam suatu organisasi dengan segala aktivitasnya, terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan activitasnya. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Untuk itu perlulah dibuat suatu bagan yang menggambarkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Bagan yang dimaksud adalah bagan organisasi (struktur organisasi). Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adlah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).
Bentuk-bentuk struktur organisasi bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada empat, yaitu :
2.5.1 Organisasi Garis (Line Organization)
Dalam hal ini dijelaskan bahwa kekuasaan mengalir secara langsung dari Direktur ke Kepala Bagian dan kemudian terus ke karyawan-karyawan dibawahnya. Masing-masing bagian meruapakan unit yang berdiri sendiri, dan Kepala Bagian menjalankan semua fungsi pengawasan dalam bagiannya.
Adapun Kebaikan dari organisasi garis :
o Adanya kesaruan dalam pimpinan dan perintah.
o Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan.
o Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah
o Menghemat biaya
Sedangkan keburukannya :
o Kurang kerasama diantara masing-masing Bagian
o Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan
2.5.2 Organisasi Garis dan Staf
Merupakan komunikasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Tipe garis dan staf ini lebih baik dipakai untuk perusahaan sedang dan besar.
Kebaikan dari organisasi garis dan staf :
o Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya.
o Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan.
o Staf dapat mendidik para petugas.
o Adanya kesatuan dalam pimpinan sehinnga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.
Sedangkan keburukannya adalah sbb:
o Terkadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga menimbulkan pertentangan dengan manager pada bagian yang bersangkutan.
o Menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf dari pada atasannya.
o Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memproleh hasil.
2.5.3 Organisasi Fungsional
Dalam organisasi fungsional, masing-masing manager adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan atau pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manager memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi dalam bentuk ini, lebih menekankan pada pembagian fungsi.
Kebaikan organisasi ini adalah:
o Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli di bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.
o Tugas para manager menjadi lebih ringan dengana danya pembagian fungsi.
Keburukan dari organisasi ini adalah sbb:
o Membingungkan para pekerja karena tak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
o Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
o Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.
2.5.4 Organisasi Komite
Komite sering dilakukan untuk megumpulkan tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan misalnya komite budget mempunyai anggota kepala-kepala bagian dalam perusahaan.
Kebaikan dalam organisasi komite adalah:
o Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota.
o Keputusan ditentukan bersama-sama, sehingga memberika hasil yang lebih baik.
o Menciptakan koordnasi yang lebih baik.
Sedangkan keburukannya adalah sbb:
o Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan, karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.
o Keharusan untuk berkompromi.
o Sering menimbulkan kesimpangsiuran dalam organisasi.
2.5.5 Organisasi Matrik
Dalam dekade belakangan ini terdapat pendekatan baru yang digunakan oleh banyak organisasi, salah satu bentuk pendekatan ini adalah organisasi matrik. Organisasi ini dapat didefinisikan sebagai stuktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
Kebaikan yang ada dalam organisasi ini adalah:
o Luwes.
o Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik.
o Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.
Sedangkan keburukannya adalah:
o Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah tradisional.
o Konflik dapat muncul antara manager proyek dengan manager bagian lain.
KESIMPULAN
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, dalam mengelola suatu organisasi dituntut keterampilan dan pertimbangan yang matang, dan tugas pengelolaan ini dapat dilakukan oleh manager dengan perencanaan-perencanaan yang telah disusun. Dalam pengorganisasian manager melakukan pengembangan organisasi yang tidak hanya terbatas pada struktur, melainkan adanya pembagian kerja, departementalisas, dan bentuk-bentuk struktur organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Dharmmesta, Basu Swastha. Azas-Azas Manajemen Modern. Yogjakarta : Penerbit Liberty, 1984.
Farrow, Nigel, Dennis Lock. Manajemen Umum : The Gower Handbook Of Manajement. Jakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar